Regulamin sprawdzania danych archiwalnych

1. Niniejszy Regulamin określa zasady składania i realizacji zapytań dotyczących danych archiwalnych Cmentarza Powązkowskiego, składanych za pośrednictwem formularza zapytań dostępnego na stronie internetowej stare-powazki.pl.
2. Usługodawcą jest Zarząd Cmentarza Powązkowskiego z siedzibą w Warszawie (01-797), ul. Powązkowska 14, jednostka lokalna Archidiecezji Warszawskiej (osoby prawnej Kościoła Katolickiego, NIP: 5251555985, REGON: 040006431), NIP: 5272391862, REGON: 04000643100099, zwany dalej „Zarządem”.
3. Kontakt z Zarządem w sprawach zapytań archiwalnych: adres korespondencyjny ul. Powązkowska 14, 01-797 Warszawa, adres e-mail: _______________________
4. Zapytanie można złożyć wyłącznie po zapoznaniu się z Regulaminem i jego akceptacji.
5. Sprawdzenie danych archiwalnych jest usługą odpłatną. Wysokość opłaty i zasady płatności określa § 4.

Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:

1. Archiwum – zbiór dokumentów i ewidencji prowadzonych przez Zarząd, w szczególności księgi pochowanych, księgi grobów i dokumentacja dotycząca dysponentów grobów.
2. Formularz – formularz elektroniczny na stronie stare-powazki.pl, służący do składania Zapytań.
3. Wnioskodawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna składająca Zapytanie.
4. Konsument – Wnioskodawca będący osobą fizyczną, który składa Zapytanie w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
5. Zapytanie – wniosek o sprawdzenie danych archiwalnych złożony przez Formularz.
6. Kwerenda – czynności Zarządu polegające na wyszukaniu i sprawdzeniu danych w Archiwum w zakresie wskazanym w Zapytaniu.
7. Opłata – wynagrodzenie Zarządu za przeprowadzenie Kwerendy, określone w § 4.
8. Odpowiedź – informacja o wyniku Kwerendy przekazana Wnioskodawcy.

1. Zapytanie składa się przez wypełnienie Formularza. Wnioskodawca podaje:
1. imię i nazwisko lub nazwę,
2. adres e-mail oraz, opcjonalnie, numer telefonu,
3. dane osoby zmarłej, której dotyczy Zapytanie: imię i nazwisko, a w miarę możliwości datę urodzenia, datę śmierci lub pochowania oraz lokalizację grobu,
4. zakres poszukiwanych informacji,
5. dane do faktury lub rachunku, jeśli Wnioskodawca chce go otrzymać.
2. Im więcej danych poda Wnioskodawca, tym większa szansa na odnalezienie informacji w Archiwum.
3. Złożenie Zapytania wymaga akceptacji Regulaminu oraz zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych.
4. Po wysłaniu Formularza Wnioskodawca otrzymuje na podany adres e-mail potwierdzenie przyjęcia Zapytania wraz z danymi do zapłaty Opłaty.
5. Umowa o przeprowadzenie Kwerendy zostaje zawarta z chwilą zaksięgowania Opłaty.
6. Jedno Zapytanie dotyczy jednej osoby zmarłej albo jednego grobu. Zapytanie o kilka osób lub grobów traktuje się jako odpowiednią liczbę Zapytań.
7. Zarząd może odmówić przyjęcia Zapytania niekompletnego, niezrozumiałego lub wykraczającego poza zakres Archiwum. W takim przypadku Opłata nie jest pobierana, a opłata już wniesiona podlega zwrotowi.

1. Za przeprowadzenie Kwerendy Zarząd pobiera Opłatę w wysokości określonej w tabeli poniżej. Podane kwoty są kwotami brutto.

2. Opłata jest wynagrodzeniem za czynności wyszukiwania i sprawdzenia danych, a nie za uzyskanie określonego wyniku. Opłata nie podlega zwrotowi, jeżeli po przeprowadzeniu Kwerendy poszukiwane dane nie zostały odnalezione albo Archiwum nie zawiera takich danych.

3. Opłatę wnosi się z góry, w terminie 7 dni od otrzymania potwierdzenia przyjęcia Zapytania:

1) przelewem na rachunek bankowy Zarządu nr ________________________, w tytule podając numer Zapytania, lub

2) za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych __________________, jeżeli Formularz udostępnia taką możliwość.

4. Brak wpłaty w terminie, o którym mowa w ust. 3, oznacza rezygnację z Zapytania.

5. Na żądanie Wnioskodawcy Zarząd wystawia rachunek lub fakturę.

6. Jeżeli Zapytanie wymaga pracy wykraczającej poza standardową Kwerendę, Zarząd przed jej rozpoczęciem informuje Wnioskodawcę o dodatkowej opłacie. Dodatkowe czynności są wykonywane wyłącznie po akceptacji i opłaceniu ich przez Wnioskodawcę.

1. Zarząd przeprowadza Kwerendę w terminie do 30 dni od zaksięgowania Opłaty.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza przy dużej liczbie Zapytań lub złożonym zakresie Kwerendy, termin może zostać przedłużony. Zarząd informuje o tym Wnioskodawcę, podając przyczynę i nowy termin.
3. Odpowiedź jest przekazywana na adres e-mail podany w Formularzu. Na żądanie Wnioskodawcy może zostać wysłana listownie na wskazany adres pocztowy.
4. Odpowiedź zawiera informacje odnalezione w Archiwum w zakresie Zapytania albo informację, że poszukiwanych danych nie odnaleziono.
5. Zarząd udziela informacji wyłącznie na podstawie dokumentów znajdujących się w Archiwum. Zarząd nie odpowiada za kompletność i poprawność danych wpisanych do dokumentów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwum ani za braki wynikające ze zniszczenia lub zaginięcia dokumentów.
6. Zarząd może odmówić udostępnienia informacji, których ujawnienie naruszałoby przepisy prawa lub prawa osób trzecich, w szczególności danych osobowych żyjących dysponentów grobów. Informacje dotyczące praw do grobu udostępnia się wyłącznie dysponentowi grobu lub osobie wykazującej interes prawny.
7. Odpowiedź ma charakter informacyjny i nie stanowi dokumentu potwierdzającego prawo do grobu.

1. Konsument może odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, składając oświadczenie na adres e-mail lub adres korespondencyjny Zarządu.
2. Na wyraźne żądanie Konsumenta, wyrażone w Formularzu, Zarząd może rozpocząć Kwerendę przed upływem terminu na odstąpienie. Konsument przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu Kwerendy traci prawo odstąpienia od umowy.
3. Jeżeli Konsument odstąpi od umowy po rozpoczęciu, a przed zakończeniem Kwerendy, zapłaci kwotę proporcjonalną do zakresu wykonanych czynności. Pozostała część Opłaty zostanie zwrócona.
4. Zwrot Opłaty następuje w terminie 14 dni, tą samą drogą, którą została wniesiona, chyba że Wnioskodawca zgodzi się na inny sposób.
5. Reklamacje dotyczące realizacji Zapytania można składać na adres e-mail lub adres korespondencyjny Zarządu. Reklamacja powinna zawierać dane Wnioskodawcy, numer Zapytania i opis zastrzeżeń.
6. Zarząd rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku na adres e-mail Wnioskodawcy.
7. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.

1. Administratorem danych osobowych Wnioskodawcy jest Zarząd Cmentarza Powązkowskiego, ul. Powązkowska 14, 01-797 Warszawa.
2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Dekretem ogólnym Konferencji Episkopatu Polski w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim z dnia 13 marca 2018 r. oraz przepisami RODO w zakresie, w jakim mają zastosowanie.
3. Dane są przetwarzane w celu:
1. przyjęcia i realizacji Zapytania,
2. rozliczenia Opłaty i wystawienia rachunku lub faktury,
3. rozpatrzenia reklamacji i dochodzenia ewentualnych roszczeń.
4. Dane są przechowywane przez okres realizacji Zapytania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
5. Wnioskodawcy przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia w zakresie przewidzianym przepisami. Wnioskodawca może wnieść skargę do Kościelnego Inspektora Ochrony Danych.
6. Kontakt w sprawach danych osobowych: ____________________________
7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji Zapytania.

1. Regulamin jest dostępny na stronie stare-powazki.pl w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
2. Zarząd może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, wysokości Opłat lub sposobu prowadzenia Archiwum. Zmiany nie dotyczą Zapytań opłaconych przed wejściem zmian w życie.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem ________________________ 2026 r.

Warszawa, dnia ………………………… 2026 r.